RechnungsWächter
Voller Laden, 60-Stunden-Woche – und am Ende bleibt trotzdem weniger übrig, während der Papierkram wächst? Das Gefühl kennt in der Gastro gerade jeder.
Oft versickert die Marge genau hier: Kurz nach sieben am Hintereingang. Der Fahrer stellt die Kisten ab, dein Koch zählt nach, streicht auf dem Lieferschein die 9 durch und schreibt eine 7 daneben. Der Zettel bleibt in der Küche. Drei Tage später kommt die Rechnung ins Büro, und da steht wieder die 9. Angeliefert wird in der Küche, berechnet Tage später im Büro. Und was der Koch korrigiert hat, sieht im Büro keiner mehr.
RechnungsWächter ist wie ein digitaler Mitarbeiter, der genau diese Lücke schließt. Er räumt im Hintergrund still und fehlerfrei auf, nimmt dir die Arbeit ab und holt verlorenes Geld zurück – damit du den Kopf für deine Gäste frei hast. Gemacht ist er für Betriebe, die von Lieferanten beliefert werden, und heute an über 100 Standorten in ganz Deutschland im Einsatz.
Deine Belege ohne Sucherei
Du verbindest einmal dein Postfach, ab dann holt sich RechnungsWächter die Belege selbst. Für Papier reicht ein schnelles Foto. Fotografiert die Küche den Lieferschein, ist die handschriftliche Korrektur direkt im System, noch bevor die falsche Rechnung überhaupt im Büro eintrudelt.
RechnungsWächter liest deine Originalbelege samt handschriftlicher Vermerke bis auf jeden einzelnen Artikel, ohne Einrichtung und ohne dass jemand Daten pflegt. So sticht die handschriftliche 7 die gedruckte 9 aus, denn geprüft wird gegen das, was wirklich im Laden ankam.
Weil dein neuer Mitarbeiter die Belege automatisch einsammelt, gibt es endlich keine nervigen Rückfragen vom Steuerberater nach fehlenden Zetteln mehr. Die geprüften Belege gehen sauber an ihn raus, auf Wunsch als Export zu Datev. Wenn am Ende alles stimmt, bezahlst du direkt aus der App.
Drei Wege, wie du dir zurückholst, was dir zusteht
Die Küche meldet Mängel per Foto: Sind die Avocados matschig, macht der Koch einfach ein Foto mit der App. Die Reklamation ist direkt im System. Niemand muss dem Büro hinterhertelefonieren oder WhatsApps schreiben.
Die Reklamation liegt fertig vor: Jede Position wird auf Preis und Menge geprüft. Wird ein anderer Preis berechnet als vereinbart, erkennst du das sofort. Weicht etwas ab, liegt die Reklamation fertig vor und du schickst sie mit einem Klick los. Wenn du willst, können Reklamationen auch automatisch rausgehen. Du entscheidest, RechnungsWächter bereitet vor.
Keine offenen Gutschriften mehr: Kam die telefonisch zugesagte Gutschrift eigentlich an? Die Reklamation bleibt offen, bis die Gutschrift abgeglichen ist. Kommt sie nicht, siehst du es, ohne dass jemand eine Liste führt. Auch beim Pfand bleibt nichts mehr liegen, weil dein Pfandstand mitläuft.
Einer unserer ersten Kunden hat so schon im ersten Monat über 600 Euro zurückgeholt.
Dein stärkster Hebel für Preisverhandlungen
Weil RechnungsWächter bis auf die Artikelebene liest, entsteht nebenbei ein lückenloser Preisverlauf. Du siehst live, wie sich Preise und Mengen entwickeln, und kannst einzelne Artikel oder ganze Warengruppen direkt vergleichen – obwohl bei euch nie jemand händisch einen Preis eingetragen hat. Wird die Butter teurer, gehst du mit dem Beleg in der Hand in die Nachverhandlung, bevor es dir die Marge frisst.
Und es geht noch weiter: Verbindest du deine Umsätze, hast du deine Wareneinsatzquote auf einen Blick. Live, und nicht erst Wochen später in der BWA vom Steuerberater. Dazu siehst du live, was du bei welchem Lieferanten ausgibst (Ware, Transport oder Pfand).
(Übrigens: Falls du mit Belegen gar nichts mehr zu tun haben willst, übernehmen wir auf Wunsch auch deine komplette vorbereitende Buchhaltung.)
Aus der Gastronomie gebaut
Gründer Armin Roosen war neun Jahre in der Gastronomie und hat dort über 20 Standorte mit aufgebaut. Seine Erfahrung mit Lieferanten und Belegen steckt im Produkt. Deine Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Lass uns kurz reden
Kurze Frage: Wer kümmert sich bei euch gerade um Rechnungen und Belege? Du selbst oder jemand im Büro?
Schreib uns einfach kurz an info@rechnungswaechter.de. Wir schauen dann völlig unverbindlich, wo bei euch heute das meiste Geld liegen bleibt – und welcher Weg für euch am meisten Sinn macht.
RechnungsWächter GmbH
48149 Münster
Armin Roosen
+49 178 6022981
www.rechnungswaechter.de
